PROGRAM MODÜLÜ: E-DEFTER

VERSİYONU: ETA : SQL - ETA:V8-SQL

Soru:
Server Bilgisayara uzak masaüstü ile bağlanan terminalde E-Defter gönderebilmek mümkün müdür? Akis kart başka bilgisayarın kasasına takılı ve tanıtılmış durumda imzalama nasıl yapılabilir?
Cevap:
Server bilgisayara bağlanırken uzak masaüstü bağlantı aşamasında Seçenekleri Göster tuşuna basılır, Yerel Kaynaklar sayfasında bulunan Diğer tuşuna basıldığında Açılan sayfada Akıllı Kartları ve Sürücüleri aktif hale getirmek gerekmektedir. Parametreler işaretlendikten sonra Uzak masaüstü ile bağlantı yapılmalıdır. Bağlanılan bilgisayardaki ETA’da E-Defter imzalama yapabilir. Server bilgisayarda da Akis kart programlarının da kurulu olması gerekmektedir.

Soru:
Süresi dolan mali mühür için hangi işlemler yapılır?
Cevap:
Kamu SM kurumuna başvuruda bulunulur. Yeni mali mühür geldikten sonra tekrar sürücü kurulumuna gerek yoktur. Şifre işlemleri Kamu SM internet sayfasından yapılır. E-Defter ve E-Fatura genel parametrelerindeki şifre bölümleri güncellenir.

Soru:
E-Defter dosyaları imzalanırken “e-imza işlemi hatalı” mesajı veriyor. Ne yapılmalıdır?
Cevap:
EtaUtlESign klasörü güncel olmalı ve imzalama yapılan bilgisayarın yerel disklerinde bulunmalıdır. E-Defter genel parametrelerinde E-İmza Kütüphane Dizini de uygun şekilde düzenlenmelidir.

Soru:
E-Defter dosyaları imzalanırken “xxx nolu satırda uyumsuz karakter tespit edilmiştir” şeklinde hata mesajı veriyor. Ne yapılmalıdır?
Cevap:
Oluşan xml dosyasında ilgili satır bulunur. İlgili satırdan fiş tespit edilerek fişteki hatalı karakter düzeltilir. Genelde € (euro) karakterinde hata vermektedir.

Soru:
Birden fazla evrak tek bir muhasebe fişine girildi. Nasıl ayrıştırılabilir?
Cevap:
Muhasebe → Servis → Dosya İşlemleri → Fiş Ayrıştırma bölümüne girilir. Kriterler uygun şekilde tanımlandıktan sonra toplu girilen fişler ayrıştırılabilir. Ayrıştırılan fişler tekrar geri alınamaz.

Soru:
Mevcut fişlere girilen belge türleri toplu olarak nasıl değiştirilebilir?
Cevap:
Muhasebe → Servis → Dosya İşlemleri → Toplu Belge Tür değişikliği bölümünden değişiklik yapılabilir.

Soru:
Berat dosyaları geri yüklenirken uyumsuz hatası alınıyor. Ne yapılmalıdır?
Cevap:
E-Defter Genel Parametrelerindeki GİB’den Gelen Dosyalar bölümüne yapılan tanımlama kontrol edilir. Bu bölüme dosyaların indirildiği yol yazılır.

Soru:
E-Defter portalına hangi dosyalar yüklenir?
Cevap:
Yevmiye ve Kebir Berat Dosyaları yüklenir. Örneğin 1234567890-201507-KB-000000.zip, 1234567890-201507-YB-000000.zip dosyaları

Soru:
E-Defter berat dosyaları indirildikten sonra defter ve berat dosyaları nasıl incelebilir?
Cevap:
E-Defter → Raporlar → E-Defter Dökümü bölümüne girilir. İşlem Durumu 5-Berat Dosyaları GIB Portalından Geri Yüklendi seçilerek incelenmek istenen dosya tıklanır.

Soru:
E-Defter oluşturulan aya bilgi girişi engelleniyor mu?
Cevap:
E-Defter İşlemleri → Paketlenmiş Berat Dosyalarını Gönderme aşamasından sonra defteri oluşturulan ve gönderilen aya ait bilgi girişi, düzeltme ve iptal işlemleri program tarafından engellenir.

Soru:
E-Defter hazırlamaya başlamadan önce hangi işlemler yapılır?
Cevap:
E-Defter → Dosya İşlemleri → Yevmiye Maddeleri Sıralama işlemi yapılır. Sonrasında Raporlar → E-Defter Kontrol raporları alınır.

Soru:
Muhasebe fişlerinde hazırlayan bilgisi yok. Toplu yazılabilir mi?
Cevap:
Şirket Bilgileri → Servis → Sabit Tanımlar → Kullanıcı Parametreler → Şirket Kullanıcı Parametreleri bölümündeki Hazırlayan bilgisi tanımlanır. E-Defter oluşturma aşamasında hazırlayan bilgisi boş olan fişlerde bu bölüme tanımlanan değer kabul edilir.

Soru:
Yeni Belge Türü nasıl tanımlanabilir?
Cevap:
Sistem Yönetimi modülüne girilir. Ortak Tanımlar  Muhasebe Belge Tanımları → Belge Tür Tanımları bölümüne girilir. İstenen belge türü eklenir ve F2-Kayıt tuşu ile kayıt edilir. (F3 İlk değerler tuşuna basılarak default belge türleri yüklenebilir.)

Soru:
Hangi belge türleri e-defter oluşturulurken other (diğer) belge olarak belirlenir?
Cevap:
Sistem Yönetimi, Ortak Tanımlar → Muhasebe Belge Tanımları → E-Defter Doküman Tip Tanımları bölümünde tanımlanan ve Doküman Tipi ile eşleştirilen belge türlerinin dışındaki belge türleri, other (diğer) belge olarak kabul edilir. Diğer (other) belgenin, belge açıklaması da e-defter içeriğinde geçtiği için uygun bilgiler ile tanımlanmalıdır. Örneğin; DEK → Dekont, MAS → Masraf Formu gibi.

Soru:
Örneğin; banka modülünden girilen bir fiş için, oluşan muhasebe fişindeki belge türü nasıl tanımlanır?
Cevap:
Sistem Yönetimi, Ortak Tanımlar  Muhasebe Belge Tanımları bölümünden;
a) Belge Fiş Tip Tanımları bölümüne girilir. Bu bölümden fiş tipi bazında Belge Türü tanımlanır. Modül No; 39-Banka seçilir. Fiş Tip No; bütün fiş tipleri için “0”, sadece belli bir fiş tipi için örneğin “8-Diğer İşlemler” fişi seçilir. Belge Türü bölümüne de istenen belge türü seçilir.

b) Belge İşlem Tip Tanımları bölümüne girilir. Bu bölümden İşlem Tipi bazında Belge Türü tanımlanır. Örneğin; banka fişinde işlem tipine 6-Banka seçildiğinde Belge Türü MUH ‘olarak’ tanımlanmak isteniyorsa; Modül No; 39-Banka, İşlem Tipi; 6-BANKA, Belge Türü; MUH olarak seçilir.

Soru:
E-Defter saklama ile ilgili hizmetiniz var mı?
Cevap:
E-Defter saklama hizmet ile ilgili satış departmanımız ile görüşerek bilgi alabilirsiniz.

Soru:
Ocak ayı beratlarımı GİB’e yükledikten sonra Ocak ayında bir şeyi değiştirmem gerekiyor. Bunu ETA’da nasıl yapabilirim?
Cevap:
E-Defterler GİB’e yüklendikten sonra değişiklik yapılamaz. Yeni ayda/dönemde muhasebesel kayıt yapılarak düzeltme yapılır.